Secrétaire du secteur éducatif - Enfance en difficulté

Détails

Titre complet de l'offre Secrétaire du secteur éducatif - Enfance en difficulté
Date de l'affichagele 21 juillet 2021
Date de fermeturele 5 août 2021 à 12 h 00
Catégorie d'emploiAdministration
Numéro d'affichage NS-2021-06E(2)
Temps 1,0
Type de poste Permanent à 12 mois , non syndiqué
Lieu de travail Siège social, North Bay
Taux horaire/salaire selon l'échelle salariale des non-syndiqués
Date d'entrée en fonction Dès que possible

Sommaire du poste

Sommaire du poste :

La secrétaire du secteur éducatif fournit un soutien au niveau des opérations de services à l’enfance en difficulté (EED) et des services éducatifs. La personne qui occupe ce poste relève de la direction de services à l’élève (EED).  

FONCTIONS

  • Veiller à l’organisation efficace du bureau de la direction des services à l’élève (EED).
  • Fournir un soutien administratif à la Direction des services à l’élève (EED), la surintendance du dossier et autres directions des services éducatifs au besoin.
  • Préparer et rédiger des rapports financiers et des documents (p. ex., comptes-rendus de réunion, lettres, notes de service, rapports, guides d’instructions, processus à suivre), selon les échéances prescrites  
  • Recevoir et filtrer les appels téléphoniques, donner des renseignements dans les limites de son champ de compétences et transmettre les messages
  • Assurer la gestion du courrier et des documents à l’interne et à l’externe
  • Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information
  • Fournir un soutien administratif pour toutes les composantes liées aux rencontres mensuelles du Comité de l’enfance en difficulté (CCED) y compris être présente pour prendre les notes et la mise à jour du « Plan annuel de l’enfance en difficulté » du Conseil
  • Assurer l’administration et le maintien du système d’inventaire d’équipements dans le cadre des achats pour la « Subvention de l’équipement personnalisé » (SEP) du ministère de l’Éducation
  • Fournir un soutien à la préparation et assurer le maintien des dossiers liés à la « Somme liée à l’incidence spéciale (SIS) »
  • Préparer et vérifier des états financiers ainsi que les demandes de remboursement de la direction des services à l’élève (EED), les surintendances et autres directions des services éducatifs au besoin.
  • Préparer et vérifier les achats de ressources et d’équipement à la demande de la direction des services à l’élève (EED), la surintendance du dossier et autres directions des services éducatifs au besoin.
  • Assurer un suivi avec les fournisseurs, le cas échéant
  • Organiser des voyages d’affaires et des rencontres pour les équipes de la direction des services à l’élève (EED), les surintendances et autres directions des services éducatifs au besoin.
  • Tenir à jour le calendrier des rencontres et des rendez-vous de la superviseure
  • Établir un lien direct avec les secrétaires de tous les secteurs et des écoles pour communication et confirmation de renseignements traitant de certains dossiers
  • Appuyer avec des projets de secteur (p. ex., base de données pour EED, SGC, site web de santé mentale, site web du CCED)
  • Partager des possibilités d’amélioration pour les systèmes et les procédures en place
  • Assurer un suivi au niveau des tâches qui lui sont assignées
  • S’acquitter de toute autre tâche liée à ses fonctions.

Qualifications

  • Diplôme d’études collégiales en secrétariat ou dans un domaine connexe ou une combinaison de scolarité et d’expérience pertinente
  • Expérience au sein du secteur de l’éducation est un atout
  • Compétences supérieures reconnues en secrétariat et dans les procédures administratives

 

Compétences

  • Savoir établir et gérer les priorités de la direction des services à l’élève (EED) et autres demandes du secteur éducatif
  • Être bien organisé(e) et structuré(e) dans son travail tout en portant une attention aux détails
  • Capable de planifier et de prévoir des activités à venir
  • Avoir beaucoup d’entregent et faire preuve de discrétion
  • Pouvoir s’acquitter de ses fonctions avec un minimum de supervision
  • Faire preuve d’initiative et de débrouillardise
  • Savoir respecter la nature confidentielle de divers dossiers et de diverses données
  • Être capable de travailler en équipe et de façon autonome
  • Excellente connaissance pratique de divers logiciels de la suite O365
  • Compétences supérieures et français et en anglais, à l’oral et à l’écrit

Exigences

                                                      Les entrevues sont prévues le lundi 9 août 2021.